Ihre Privatsphäre kurzgefasst
Diese Erklärung beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), auf Englisch GDPR, verarbeiten.
- Wir verwenden keine Werbe-Tracker oder Besucherprofile.
- Optionale Nutzungsmessungen erfolgen nur mit Ihrer Zustimmung. Über die „Datenschutzwahl“ am Ende der Website können Sie diese Wahl jederzeit ändern.
- Antworten, die Sie über die geschützte Kundenumgebung einreichen, werden verschlüsselt gespeichert.
- Wir halten festgelegte Aufbewahrungsfristen ein. Nachfolgend erfahren Sie, welche Daten wir verarbeiten, warum, wie lange und wie Sie Ihre Rechte ausüben können.
1. Verantwortlicher
Laurens De Leeuw
Unternehmensnummer: BE0695.421.308
Datenschutzkontakt: über das Datenschutzformular oder info@charternine.com.
2. Kontakt- und Informationsanfragen
Wenn Sie das Formular verwenden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und nur, wenn Sie diese selbst eingeben: Name, Organisation, Domain und Nachricht. Der Zweck ist es, Ihre Frage zu beantworten und, wenn Sie darum bitten, vorbereitende Schritte für eine mögliche Vereinbarung zu treffen.
Gewöhnliche Informationsanfragen werden maximal 90 Tage im Antragsregister aufbewahrt. Das technische Ablaufdatum liegt nach 89 Tagen; eine tägliche automatisierte Bereinigung entfernt den Eintrag spätestens innerhalb der folgenden 24 Stunden. Wenn ein Vertrag, eine gesetzliche Verpflichtung oder ein Streitfall nachweislich eine andere Frist erfordert, dokumentieren wir diese separat. Sensible Zugangsdaten teilen Sie ausschließlich in Ihrer geschützten Kundenumgebung.
Datenschutzanfragen und Sicherheitsmeldungen bleiben so lange verfügbar, wie ihre Bearbeitung dies erfordert. Nach Abschluss löschen wir die ursprüngliche Formularnachricht. Es bleibt nur eine kurze Entscheidung mit Begründung und Datum erhalten: 24 Kalendermonate für Rechteanfragen und drei Kalenderjahre für die Bearbeitung von Vorfällen. Darin speichern wir keine Passwörter oder vollständigen Kopien der betroffenen Daten.
Um das Kontaktformular für echte Anfragen verfügbar zu halten, verwenden wir Cloudflare Turnstile zum Schutz vor Bots. Turnstile verarbeitet hierfür notwendige Browser- und Netzwerksignale, etwa die IP-Adresse, den TLS-Fingerabdruck, den User-Agent, den Sitekey und die Herkunft der Anfrage. Die Turnstile-Botprüfung erhält keine Inhalte Ihrer Formularfelder. Das Website-Hosting verarbeitet die Formularanfrage, um Ihre Anfrage sicher zu empfangen und zu bearbeiten. Dieser Schutz beruht auf unserem berechtigten Interesse, das Formular vor automatisiertem Missbrauch zu schützen. Cloudflare verarbeitet diese Signale in unserem Auftrag für diesen Schutz und zusätzlich als Verantwortlicher, um die Bot-Erkennung zu verbessern. Weitere Informationen finden Sie im Cloudflare Turnstile Datenschutzanhang.
3. Zertifikatsprüfung
Der eingegebene Domainname wird ausschließlich für die exakte Registry-Prüfung verwendet. Eine POST-Anfrage hält den Domainnamen von der Seiten-URL, dem Suchverlauf und dem Referrer fern. Der eingegebene Domainname wird nicht in das Zertifikatsregister aufgenommen oder im Suchverlauf gespeichert.
Zur Missbrauchsbegrenzung verwendet die Applikation vorübergehend einen täglich wechselnden pseudonymen Clientcode mit einem Anfragenzähler. Der eingegebene Domainname ist kein Teil dieses Zählers. Zähler, die älter als 24 Stunden sind, werden während der täglichen Bereinigung entfernt, in der Regel spätestens 48 Stunden nach Beginn ihrer Zählperiode.
4. Zertifikatsregister
Für ausgestellte Zertifikate veröffentlichen wir gezielte Domaindaten: exakter Domainname, Status, Prüfbereich, Prüfdaten, Ablaufdatum, Rahmenversion und eine zufällige öffentliche Zertifikats-ID. Die exakte Domainkontrolle schützt die Privatsphäre der gesamten Kundenliste.
5. Geschützter Kundenbereich
Für die Durchführung von Aufträgen speichern wir Kundenkontaktdaten, Projektvereinbarungen, notwendige Untersuchungsergebnisse und Zertifikatsentscheidungen in einer geschützten Akte. Die kurze Aufbewahrungsfrist für ausgefüllte Portalantworten unten gilt nicht automatisch für diese Akte. Öffentliche Zertifikatsinformationen und interne Untersuchungsdaten haben getrennte Aufbewahrungsfristen. Kunden- und Projektdaten bewahren wir während des Auftrags und 24 Kalendermonate nach dem endgültigen Abschluss auf. Detaillierte Untersuchungsinformationen verfallen 24 Kalendermonate nach dem späteren Zeitpunkt von Berichtsabschluss oder Ende der zugehörigen Zertifikatsperiode. Eine Verlängerung setzt für ältere Untersuchungen keine neue Frist in Gang. Die minimale interne Zertifikatsentscheidung und der Verlauf von Widerrufen werden fünf Kalenderjahre nach dem endgültigen Ende aufbewahrt. Diese Frist gilt nicht für alle Freitexte oder Kundendaten und bedeutet keine fünf Jahre öffentliche Akteninformationen.
Für Projektinformationen und Zugangsdaten erhält der Kunde einen persönlichen, einmaligen Zugangslink und einen Kundencode. Der Code kann gesondert geteilt werden. Nach der Bestätigung nutzt die Umgebung ein unbedingt erforderliches geschütztes Sitzungscookie, das eine Stunde gültig bleibt. Vor Ablauf können Sie per Schaltfläche eine weitere Stunde wählen; dies geschieht niemals automatisch.
Die Antworten werden vor der Speicherung verschlüsselt und ausschließlich mit dem richtigen Kundendossier verknüpft. Der Administrator wählt im Voraus eine Verfügbarkeitsdauer von 1 bis maximal 30 Tagen nach der Einreichung. Nach Ablauf wird die Einsicht sofort blockiert und der verschlüsselte Datensatz bei der nächsten täglichen Bereinigung gelöscht. Die Einsicht durch den angemeldeten Administrator erfordert einen einmaligen E-Mail-Code für die gewählte Einreichung und wird im internen Kontrolllogbuch registriert. Der Code verfällt nach fünf Minuten; die zugehörigen temporären Kontrolldaten werden bei der täglichen Bereinigung gelöscht.
6. Administratoranmeldung
Die Verwaltungsumgebung verwendet ein separates Administratorkonto. Die eingestellte E-Mail-Adresse bleibt in der geschützten Runtime-Konfiguration; in der Datenbank speichern wir davon nur einen sicheren abgeleiteten Wert. Auch das gewählte Passwort wird ausschließlich als stark abgeleiteter Kontrollwert gespeichert.
Nach erfolgreicher Administratoranmeldung mit dem separaten Administratorpasswort sendet die Website über ihren eigenen Versanddienst auf OVHcloud und den SMTP-E-Mail-Dienst von Combell einen einmaligen Code an das konfigurierte Administratorpostfach. Die Website entscheidet über den Zugang. Die Administratoranmeldung nutzt Cloudflare Turnstile gegen automatisierte Anmeldeversuche und ein unbedingt erforderliches sicheres Sitzungscookie. Eine neue Sitzung bleibt dreißig Tage gültig, auch nach einem Neustart des Browsers. Aktivität verlängert diesen Zeitraum nicht. Vor Ablauf können Sie bis zu zehnmal ausdrücklich jeweils fünfzehn Minuten zusätzliche Arbeitszeit wählen. Danach müssen Sie sich erneut anmelden. Beim Abmelden wird die Sitzung sofort beendet.
Der Versandservice verarbeitet Sicherheitscodes und betriebliche Meldungen für die feste Verwaltungsadresse. Das Register für Codes enthält eine zufällige Anforderungsnummer, Zeitpunkt und Versandstatus, maximal 61 Minuten während des normalen Betriebs. Für Meldungen speichern wir eine zufällige Nachrichtenummer, einen technischen Fingerabdruck, Zeitpunkt und Versandstatus maximal 90 Tage, um doppelte Zustellungen zu begrenzen. Codes und Nachrichteninhalt werden nicht in diesen Registern oder Anwendungsprotokollen gespeichert.
Temporäre Anmeldecodes verfallen nach fünf Minuten. Pseudonymisierte Limits helfen, wiederholte Versuche und Missbrauch zu begrenzen. Normale Verwaltungs-, Einsichts- und Authentifizierungsereignisse speichern wir 365 Tage, um verdächtigen Zugriff zu untersuchen und die Funktionsweise der Zugangssicherheit zu überprüfen. Ältere Einträge werden bei der nächsten täglichen Bereinigung entfernt, normalerweise innerhalb von 24 Stunden.
7. Zentral gehostetes Abzeichen
Das Zertifikatsabzeichen wird von Charter Nine bereitgestellt, sodass es automatisch dem aktuellen Zertifikatsstatus folgt. Das Abzeichen setzt keine Cookies. Dank der no-referrer-Einstellung übermittelt der bereitgestellte Einbindungscode nicht, auf welcher Kundenseite es angezeigt wird. Die Anwendung erstellt aus Abzeichenaufrufen keine Besucherprofile.
8. Dienstleister, Hosting und Datenübermittlung
Die Website und der dazugehörige Datenspeicher laufen auf unserem Server bei OVHcloud. Das Hosting verarbeitet technisch notwendige Daten, wie IP-Adressen, Anfrageinformationen und Browserdaten, um die Website und den geschützten Kundenbereich funktionsfähig zu machen.
Darüber hinaus verwenden wir Cloudflare Turnstile für den Bot-Schutz, der in den Teilen 2 und 6 beschrieben ist. Der eigene Versanddienst läuft auf OVHcloud; Combell liefert die SMTP-Mailversorgung. Dieser Versanddienst verarbeitet Verwaltungscodes und Benachrichtigungen über erhaltene Anfragen, gesicherte Einsendungen und Zertifikatsfristen. Benachrichtigungen enthalten nur eine Referenz, relevante Daten und einen Link zur gesicherten Verwaltung; keine Kundenbotschaft, keine E-Mail-Adresse des Kunden oder ausgefüllte Zugangsdaten. Die Benachrichtigungswarteschlange auf der Website wird nach 90 Tagen bereinigt. Für einen laufenden Zertifikatszyklus bleibt die minimale Versandregistrierung so lange erhalten, wie sie benötigt wird, um wiederholte Fristenbenachrichtigungen zu verhindern.
Zur Wiederherstellung bei einer Störung bewahren wir außerdem verschlüsselte Anwendungsexporte der Website-Daten auf auf dem Server bei OVHcloud und in einem geschützten Speicher außerhalb dieses Servers. Der Schlüssel zum Öffnen dieser Kopien befindet sich nicht auf diesem Server. Diese Kopien fallen nicht unter den Versandservice und werden während des normalen Betriebs innerhalb von maximal sieben Tagen gelöscht. Bevor ein Backup wieder in Betrieb genommen wird, müssen Löschungen und widerrufene Zugriffe seit dem Wiederherstellungspunkt überprüft und verarbeitet werden.
Die oben genannte Rotation und der separate Wiederherstellungsschlüssel gelten für unsere Anwendungsexporte. Backups des gesamten Servers bei OVHcloud und Postfachkopien bei Combell sind gesonderte Anbieterdienste mit eigenen Bedingungen und Aufbewahrungsfristen.
Diese Dienste nutzen internationale Infrastrukturen. Wir versprechen daher keine Speicherung, die ausschließlich in Belgien oder im Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt. Dies gilt unter anderem für den Botschutz und den Empfang von Sicherheits-E-Mails. Informationen zu den Hosting-Bedingungen finden Sie bei OVHcloud. Die frühere Anwendungsumgebung bei ChatGPT Sites wurde abgeschaltet und die aktiven Anwendungsdaten dort gelöscht. Eventuelle technische Wiederherstellungskopien dieses Hosting-Anbieters unterliegen den vertraglichen Löschvereinbarungen desselben.
Die Aufbewahrungsfristen in dieser Erklärung beschreiben unsere Anwendungsregister. Technische Netzwerk- und Sicherheitsprotokolle bei den Dienstleistern unterliegen ihren eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzinformationen. Diese Verarbeitung ist unabhängig von den optionalen Tageszählungen aus Teil 9.
9. Cookies und externe Inhalte
Wir wählen die Sprache anhand der Spracheinstellungen, die Ihr Browser übermittelt. Wenn Sie selbst eine Sprache auswählen, speichert das funktionale Cookie c9_language ausschließlich diese Auswahl für ein Jahr. Wir verwenden die Sprachauswahl weder zur Erstellung von Besucherprofilen noch zur optionalen Nutzungsmessung.
Eigene Schriftarten, Bilder und Website-Skripte werden von dieser Website bereitgestellt. Wir verwenden keine Werbetracker oder Besucherprofile. Die Kundenumgebung und Verwaltungsumgebung nutzen ausschließlich notwendige, gesicherte Sitzungscookies. Cloudflare Turnstile schützt die Formulare wie in den Teilen 2 und 6 beschrieben.
Nur mit Ihrer Zustimmung zählt Charter Nine die Nutzung von Kontaktknöpfen, erfolgreich empfangene allgemeine Informationsanfragen und die Zertifikatsprüfung. Wir speichern nur Tagesgesamtzahlen pro Handlungsart, maximal 90 Tage. Das Messregister enthält keine IP-Adressen, Besuchercodes, eingegebene Domainnamen, Nachrichten, Seiten-URLs oder verweisende Websites. Die Gesamtsummen zeigen die Anzahl der Handlungen an, nicht die Anzahl einzigartiger Besucher.
Mit dem Cookie c9_measurement speichern wir 180 Tage lang, ob Sie diese Messung erlauben oder ablehnen. Dieses Cookie enthält nur Ihre Entscheidung und deren Version. Ohne Einwilligung findet keine Messung statt. Über „Datenschutzauswahl“ am Ende der öffentlichen Seiten können Sie Ihre Entscheidung jederzeit ändern. Eine Ablehnung beeinflusst die Funktion der Website nicht. Der Widerruf beendet zukünftige Messungen; frühere Tagesgesamtwerte sind Ihnen nicht zugeordnet.
10. Ihre Daten bleiben zweckgebunden
Wir bearbeiten Anfragen und Aufträge, um auf Ihren Wunsch einen Vertrag vorzubereiten oder auszuführen, wenn Sie selbst Vertragspartei sind. Für geschäftliche Kontaktpersonen nutzen wir unser berechtigtes Interesse, geschäftliche Fragen und Aufträge sorgfältig zu bearbeiten. Notwendige Zugangssicherung und Missbrauchsbegrenzung dienen unserem berechtigten Interesse, den Dienst und die Daten zu schützen. Gesetzlich vorgeschriebene Anfragen zur Ausübung von Rechten bearbeiten wir, um diese Pflichten zu erfüllen. Eine optionale Nutzungsmessung erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung. Marketingnachrichten werden nur versendet, wenn dafür eine gesonderte freiwillige Einwilligung erteilt wurde.
11. Ihre Rechte
Je nach Situation können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch verlangen. Reichen Sie Ihre Anfrage sicher über das Datenschutzformular oder senden Sie eine E-Mail an info@charternine.com. Teilen Sie keine Passwörter oder Zugangscodes per E-Mail. Wir können angemessene Informationen anfordern, um Missbrauch von Rechten einer anderen Person zu verhindern.
Grundsätzlich erhalten Sie innerhalb eines Kalendermonats eine Antwort. Ist wegen der Komplexität oder der Anzahl der Anfragen mehr Zeit erforderlich, teilen wir dies innerhalb des ersten Monats mit, einschließlich des Grundes.
Sie können auch eine Beschwerde einreichen bei der Belgische Datenschutzbehörde.
12. Sicherheit und Zwischenfälle
Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, darunter verschlüsselten Transport, eingeschränkte Eingaben, Zugangsbeschränkungen, Sicherheits-Header, minimale Protokollierung und rechtzeitige Löschung. Wir evaluieren diese Maßnahmen regelmäßig und verbessern sie, wenn sich Technik, Nutzung oder Risiken ändern.
13. Änderungen
Materielle Änderungen erhalten ein neues Versionsdatum. Die aktuellste Erklärung bleibt auf dieser festen Seite verfügbar.