Uw privacy in het kort
Deze verklaring beschrijft hoe we met uw persoonsgegevens omgaan binnen het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Engels GDPR genoemd.
- We gebruiken geen advertentietrackers of bezoekersprofielen.
- Optionele gebruiksmeting gebeurt alleen met uw toestemming. Via ‘Privacykeuze’ onderaan de website kunt u die keuze altijd aanpassen.
- Antwoorden die u via de afgeschermde klantomgeving indient, worden versleuteld opgeslagen.
- We hanteren vastgelegde bewaartermijnen. Hieronder leest u welke gegevens we verwerken, waarom, hoelang en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Laurens De Leeuw
Ondernemingsnummer: BE0695.421.308
Privacycontact: via het privacyformulier of info@charternine.com.
2. Contact- en informatieaanvragen
Wanneer u het formulier gebruikt, verwerken we uw e-mailadres, en alleen indien u die zelf invult: naam, organisatie, domein en bericht. Het doel is uw vraag te beantwoorden en, wanneer u daarom vraagt, voorbereidende stappen voor een mogelijke overeenkomst te nemen.
Gewone informatieaanvragen worden maximaal 90 dagen in het aanvraagregister bewaard. De technische vervaldatum ligt na 89 dagen; een dagelijkse geautomatiseerde opschoning verwijdert het record uiterlijk binnen de daaropvolgende 24 uur. Als een overeenkomst, wettelijke verplichting of geschil aantoonbaar een andere termijn vereist, documenteren we die afzonderlijk. Gevoelige toegangsgegevens deelt u uitsluitend in uw afgeschermde klantomgeving.
Privacyverzoeken en beveiligingsmeldingen blijven beschikbaar zolang hun behandeling dat vereist. Na afhandeling verwijderen we het oorspronkelijke formulierbericht. Alleen een beknopte beslissing met reden en datum blijft bewaard: 24 kalendermaanden voor rechtenverzoeken en drie kalenderjaren voor incidentafhandeling. Daarin bewaren we geen wachtwoorden of volledige kopieën van getroffen gegevens.
Om het contactformulier beschikbaar te houden voor echte aanvragen, gebruiken we daar Cloudflare Turnstile voor botbescherming. Turnstile verwerkt hiervoor noodzakelijke browser- en netwerksignalen, zoals het IP-adres, de TLS-fingerprint, de user-agent, de sitekey en de herkomst van het verzoek. De Turnstile-botcontrole ontvangt niet de inhoud van uw formuliervelden. De websitehosting verwerkt de formulieraanvraag wel om uw aanvraag veilig te ontvangen en af te handelen. Deze beveiliging steunt op ons gerechtvaardigd belang om het formulier tegen geautomatiseerd misbruik te beschermen. Cloudflare verwerkt deze signalen in onze opdracht voor die beveiliging en daarnaast als verwerkingsverantwoordelijke om de botdetectie verder te verbeteren. Meer informatie staat in het Cloudflare Turnstile Privacy Addendum.
3. Certificaatcontrole
De ingevoerde domeinnaam wordt uitsluitend gebruikt voor de exacte registercontrole. Een POST-verzoek houdt de domeinnaam uit de pagina-URL, zoekgeschiedenis en referrer. De ingevoerde domeinnaam wordt niet aan het certificaatregister toegevoegd of als zoekgeschiedenis bewaard.
Voor misbruikbeperking gebruikt de applicatie tijdelijk een dagelijks wisselende pseudonieme clientcode met een verzoekenteller. De ingevoerde domeinnaam maakt geen deel uit van deze teller. Tellers ouder dan 24 uur worden tijdens de dagelijkse opschoning verwijderd, normaal uiterlijk binnen 48 uur na het begin van hun telperiode.
4. Certificaatregister
Voor uitgegeven certificaten publiceren we doelgerichte domeingegevens: exacte domeinnaam, status, controlebereik, controledata, vervaldatum, kaderversie en een willekeurig publiek certificaat-ID. De exact-domeincontrole beschermt de privacy van de volledige klantenlijst.
5. Afgeschermde klantomgeving
Voor de uitvoering van opdrachten bewaren we klantcontactgegevens, projectafspraken, noodzakelijke onderzoeksresultaten en certificaatbeslissingen in een afgeschermd dossier. De korte bewaartermijn voor ingevulde portalantwoorden hieronder geldt niet automatisch voor dit dossier. Openbare certificaatinformatie en interne onderzoeksgegevens hebben afzonderlijke bewaartermijnen. Klant- en projectgegevens bewaren we tijdens de opdracht en 24 kalendermaanden na definitieve afsluiting. Gedetailleerde onderzoeksinformatie vervalt 24 kalendermaanden na het latere moment van het afgeronde rapport of het einde van de bijbehorende certificaatperiode. Een verlenging start voor oud onderzoek geen nieuwe termijn. Het minimale interne certificaatbesluit en intrekkingsverloop blijven vijf kalenderjaren na het definitieve einde bewaard. Die termijn geldt niet voor alle vrije tekst of klantgegevens en betekent geen vijf jaar openbare dossierinformatie.
Voor projectinformatie en toegangsgegevens ontvangt de klant een persoonlijke, eenmalige toegangslink en een klantcode. De code kan afzonderlijk worden gedeeld. Na bevestiging gebruikt de omgeving een strikt noodzakelijke beveiligde sessiecookie die één uur geldig blijft. Vóór het aflopen kunt u met een knop opnieuw één uur kiezen; dit gebeurt nooit automatisch.
De antwoorden worden vóór opslag versleuteld en uitsluitend aan het juiste klantdossier gekoppeld. De beheerder kiest vooraf een beschikbaarheidsduur van 1 tot maximaal 30 dagen na inzending. Na afloop wordt inzage meteen geblokkeerd en wordt de versleutelde record bij de eerstvolgende dagelijkse opschoning verwijderd. Inzage door de ingelogde beheerder vraagt een eenmalige e-mailcode voor de gekozen inzending en wordt in het interne controlelogboek geregistreerd. De code vervalt na vijf minuten; de bijbehorende tijdelijke controlegegevens worden bij de dagelijkse opschoning verwijderd.
6. Beheerlogin
De beheeromgeving gebruikt een afzonderlijk beheerdersaccount. Het ingestelde e-mailadres blijft in de afgeschermde runtimeconfiguratie; in de databank bewaren we daarvan alleen een beveiligde afgeleide waarde. Ook het gekozen wachtwoord wordt uitsluitend als een sterk afgeleide controlewaarde opgeslagen.
Na een geslaagde beheeraanmelding met het afzonderlijke beheerwachtwoord verstuurt de website via de eigen verzendservice op OVHcloud en de SMTP-mailvoorziening van Combell een eenmalige code naar de ingestelde beheermailbox. De website beslist over de toegang. De beheerlogin gebruikt Cloudflare Turnstile tegen geautomatiseerde aanmeldpogingen en een strikt noodzakelijke beveiligde sessiecookie. Een nieuwe sessie blijft dertig dagen geldig, ook na het herstarten van de browser. Activiteit verlengt die periode niet. Vóór het aflopen kunt u maximaal tien keer uitdrukkelijk vijftien minuten extra werktijd kiezen. Daarna is opnieuw aanmelden nodig. Uitloggen beëindigt de sessie direct.
De verzendservice verwerkt beveiligingscodes en operationele meldingen voor het vaste beheeradres. Het register voor codes bevat een willekeurig verzoeknummer, tijdstip en verzendstatus, maximaal 61 minuten tijdens normale werking. Voor meldingen bewaren we een willekeurig berichtnummer, een technische vingerafdruk, tijdstip en verzendstatus maximaal 90 dagen om dubbele verzending te beperken. Codes en berichtinhoud worden niet in deze registers of applicatielogboeken opgeslagen.
Tijdelijke aanmeldcodes vervallen na vijf minuten. Gepseudonimiseerde limieten helpen herhaalde pogingen en misbruik te beperken. Gewone beheer-, inzage- en authenticatiegebeurtenissen bewaren we 365 dagen om verdachte toegang te onderzoeken en de werking van de toegangsbeveiliging te controleren. Oudere vermeldingen worden bij de eerstvolgende dagelijkse opschoning verwijderd, normaal binnen 24 uur.
7. Centraal gehoste badge
De certificaatbadge wordt door Charter Nine geleverd zodat ze automatisch de actuele certificaatstatus volgt. De badge plaatst geen cookies en het geleverde plaatsingsfragment stuurt dankzij een no-referrerinstelling niet mee op welke klantpagina ze staat. De applicatie bouwt geen bezoekersprofiel op uit badgeweergaven.
8. Dienstverleners, hosting en doorgifte
De website en de bijbehorende gegevensopslag draaien op onze server bij OVHcloud. De hosting verwerkt technisch noodzakelijke gegevens, zoals IP-adressen, verzoekgegevens en browsergegevens, om de website en de beveiligde klantomgeving te laten werken.
Daarnaast gebruiken we Cloudflare Turnstile voor de botbescherming die in delen 2 en 6 is beschreven. De eigen verzendservice draait op OVHcloud; Combell levert de SMTP-mailvoorziening. Deze verzendservice verwerkt beheercodes en meldingen over ontvangen aanvragen, beveiligde inzendingen en certificaattermijnen. Meldingen bevatten alleen een referentie, relevante datums en een link naar het beveiligde beheer; geen klantbericht, e-mailadres van de klant of ingevulde toegangsgegevens. De meldingswachtrij op de website wordt na 90 dagen opgeschoond. Voor een lopende certificaatcyclus blijft de minimale verzendregistratie bewaard zolang die nodig is om herhaalde termijnmeldingen te voorkomen.
Voor herstel bij een storing bewaren we daarnaast versleutelde applicatie-exports van de websitegegevens op de server bij OVHcloud en in een afgeschermde bewaarplaats buiten die server. De sleutel om die kopieën te openen staat niet op die server. Deze kopieën vallen buiten de verzendservice en worden tijdens normale werking binnen maximaal zeven dagen verwijderd. Voordat een back-up opnieuw in gebruik wordt genomen, moeten verwijderingen en ingetrokken toegang sinds het herstelpunt worden gecontroleerd en verwerkt.
De rotatie en aparte herstelsleutel hierboven gelden voor onze applicatie-exports. Back-ups van de hele server bij OVHcloud en mailboxkopieën bij Combell zijn afzonderlijke providerdiensten met eigen voorwaarden en bewaartermijnen.
Deze diensten gebruiken internationale infrastructuur. We beloven daarom geen opslag die uitsluitend in België of de Europese Economische Ruimte plaatsvindt. Dit geldt onder meer voor de botbescherming en de ontvangst van beveiligingsmails. Informatie over de hostingvoorwaarden staat bij OVHcloud. De vorige applicatieomgeving bij ChatGPT Sites is afgesloten en de actieve applicatiegegevens zijn daar verwijderd. Eventuele technische herstelkopieën van die hostingprovider vallen onder diens contractuele verwijderafspraken.
De bewaartermijnen in deze verklaring beschrijven onze applicatieregisters. Technische netwerk- en beveiligingslogboeken bij de dienstverleners vallen onder hun eigen dienstvoorwaarden en privacyinformatie. Die verwerking staat los van de optionele dagtellingen uit deel 9.
9. Cookies en externe inhoud
We kiezen de taal op basis van de taalinstellingen die uw browser meestuurt. Als u zelf een taal kiest, onthoudt de functionele cookie c9_language uitsluitend die keuze gedurende één jaar. We gebruiken deze taalkeuze niet voor bezoekersprofilering of optionele gebruiksmeting.
De eigen fonts, afbeeldingen en sitescripts worden vanuit deze website geleverd. We gebruiken geen advertentietrackers of bezoekersprofielen. De klantomgeving en beheeromgeving gebruiken strikt noodzakelijke beveiligde sessiecookies. Cloudflare Turnstile beschermt de formulieren zoals beschreven in delen 2 en 6.
Alleen met uw toestemming telt Charter Nine het gebruik van contactknoppen, succesvol ontvangen algemene informatieaanvragen en de certificaatcontrole. We bewaren uitsluitend totalen per dag en soort handeling, maximaal 90 dagen. Het meetregister bevat geen IP-adressen, bezoekerscodes, ingevoerde domeinnamen, berichten, pagina-URL’s of verwijzende websites. De totalen geven aantallen handelingen weer, geen aantallen unieke bezoekers.
Met de cookie c9_measurement onthouden we gedurende 180 dagen of u deze meting toestaat of weigert. Deze cookie bevat alleen uw keuze en de versie daarvan. Zonder toestemming vindt deze meting niet plaats. Via ‘Privacykeuze’ onderaan de publieke pagina’s kunt u uw keuze altijd wijzigen. Weigeren heeft geen gevolgen voor de werking van de website. Intrekken stopt toekomstige meting; eerdere dagtotalen zijn niet aan u gekoppeld.
10. Uw gegevens blijven doelgebonden
Aanvragen en opdrachten behandelen we om op uw verzoek een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren, wanneer u zelf contractpartij bent. Voor zakelijke contactpersonen gebruiken we het gerechtvaardigde belang om zakelijke vragen en opdrachten zorgvuldig af te handelen. Noodzakelijke toegangsbeveiliging en misbruikbeperking dienen ons gerechtvaardigde belang om de dienst en gegevens te beschermen. Wettelijk verplichte rechtenverzoeken behandelen we om die verplichtingen na te komen. Optionele gebruiksmeting gebeurt uitsluitend met uw toestemming. Marketingcommunicatie wordt alleen verstuurd wanneer daarvoor afzonderlijk en optioneel toestemming is gegeven.
11. Uw rechten
Afhankelijk van de situatie kunt u vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Dien uw verzoek veilig in via het privacyformulier of mail naar info@charternine.com. Deel geen wachtwoorden of toegangscodes via e-mail. We kunnen redelijke informatie vragen om misbruik van rechten van een ander te voorkomen.
U ontvangt in beginsel binnen één kalendermaand antwoord. Is wegens complexiteit of het aantal verzoeken meer tijd nodig, dan laten we dat binnen die eerste maand weten, met de reden.
U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
12. Beveiliging en incidenten
We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteld transport, beperkte invoer, toegangsbeperking, beveiligingsheaders, minimale logging en tijdige verwijdering. We evalueren deze maatregelen regelmatig en verbeteren ze wanneer techniek, gebruik of risico’s veranderen.
13. Wijzigingen
Materiële wijzigingen krijgen een nieuwe versiedatum. De meest recente verklaring blijft op deze vaste pagina beschikbaar.